بخش های مختلف هتل

بخش های مختلف هتل :

پذیرش، خانه داری، B&F، حراست، و تشریفات و فنی –  مهندسی از مهم ترین بخش های موجود در هتل به شمار می آید.

ویترین هتل:

“لابی” اولین مکانی است که در بدو ورود به هتل، جلب توجه می کند لذا نقشی بسزا در جذب مهمان دارد. تمام هتل ها لابی یکسانی ندارند. ستارۀ هتل ها است که مساحت لابی ها و امکانات، و تجهیزات آن ها را از یکدیگر متمایز می سازد. دارندگان هتل، بیش ترین تمرکز را روی زیبایی و دکوراسیون لابی دارند، زیرا این بخش از هتل، حرف اول را در جذب مشتری می زند. لابی هتل ها از تجهیزاتی نظیر  فروشگاه های بزرگ ، کافی شاپ، کافه تریا، آرایشگاه و … برخوردارند.

میز پذیرش هتل:

پذیرشِ هتل مشتمل بر دو بخش است:

1. فرانت آفیس(F.O) یا متصدی پذیرش: این بخش، حکم مرکز فرماندهی هتل را دارد و مهم ترین جایگاه را در صنعت هتلداری، پس از مدیریت هتل به خود اختصاص می دهد و بسته به جایگاهش، اساسی ترین نقش ها را به عهده دارد. متصدیان پذیرش هتل نسبت به سایر بخش ها بیشتر در معرض دید مشتری قرار دارند به گونه ای که اولین برخورد با مشتری توسط آن ها صورت می گیرد و بیش ترین تأثیر را در نوع نگاه مشتری و جذب او به هتل و خدماتش دارند. تعداد کارمندان دپارتمان “فرانت آفیس” منوط به سطح کیفی هتل و بخش پذیرش آن است.

عناوین شغلی فرانت آفیس:

الف. پذیرش (Reception):  مسئولیت فروش اتاق ها به میهمان، انجام تشریفات ورود (c.in)، و تشریفات خروج (c.out)  را به عهده دارد.

ب. اطلاعات (Information): عهده دار اطلاع رسانی به میهمانان درخصوص تمامی بخش های هتل، سرویس دهی  قسمت های مختلف و … می باشد.

ج. کانسریج (Concierge): متصدی امور پستی و تورها است.

د. صندوقدار (Cashier):  مأموریت دریافت و پرداخت وجه به میهمانان با این بخش است. مسئول این بخش با وجود فعالیت در میز پذیرش، از بخش های مرتبط با امور مالی و حسابداری می باشد و از آن ها حساب می برد.

شایان ذکر است این تقسیم بندی در شرایط و موقعیت های مختلف متغیر است و گاهی یک یا دو شخص از عهدۀ تمام امور فوق برمی آیند.

2. بک آفیس (B.O): این اصطلاح به معنی پشت صحنۀ سازمانی است. Back Office به تکنولوژی ها، فعالیت ها  و نیروی انسانی مورد نیاز برای رتق و فتق امور اداری هتل گفته می شود. بر این اساس تمام مجموعه های مرتبط با امور فناوری اطلاعات داخلی هتل، بخش های منابع انسانی و امور حسابداری از پشت صحنه های هتل محسوب می گردد و بک آفیس نامیده می‌شود.

عناوین شغلی این بخش:

  1. مدیر هتل Hotel Management:

اتاق مدیریت هتل و جایگاهش، غالب اوقات، در بخش بک آفیس قرار داد. چنان چه مدیر هتل در این واحد حضور نداشته باشد، مدیر داخلی و یا سرپرست پذیرش، مسئول لابی خواهد بود .

نکته: این قاعده در همۀ هتل ها یکسان نیست و استثناهایی در خصوص آن یافت می شود.

2. اپراتور تلفن tell operator:

اپراتور بک آفیس نقشی همانند اطلاعات فرانت آفیس دارد با این تفاوت که دانسته های وی محدود به تلفن های ارتباطی می باشد.

3. حسابدار و امور مالی Accountant:

کار جسابدار بررسی کلیه امور مالی و هزینه های هتل است و از حرفه های مهم این بخش Cost Control و Night Editor  می باشد.

4. کارمندان رزرواسیون  Reservation Personal:

وظایف کارمندان این بخش تا حدودی همانند پرسنل رجیستریشن، حساس است. اهمیت کار اعضای رزرواسیون هنگامی مشخص می شود که مکالمه و بیان صحیح را تنها شگرد آن ها در ایجاد پیش زمینه ای جذاب و مطلوب از هتل بدانیم. ویژگی بارز چنین افردی، فن بیان و سخنوری قوی، تأثیرگذاری و روانشناسی چشمگیر است.

5. رئیس فنی – مهندسی  Engineering:

بخش فنی- مهندسی هتل، نیاز به اکیپی کاملاً خبره و ورزیده دارد که با تجهیزات کامل و نوبت کاری مشخص شروع به کار می کنند. و همیشه برای کار در این بخش، افرادی رزرو هستند. تنها در این صورت است که یک هتل می تواند نسبت به سرویس مناسب واحدهای مختلفش طیبِ خاطر و اطمینان داشته باشد. لازم به ذکر است که این بخش در نزدیکی موتورخانۀ هتل قرار دارد. قسمت مهندسی باید دفتری بایگانی داشته باشد تا نتیجۀ گزارش ها را در آن ثبت و ضبط نماید.

6. بازاریابی و فروش  Sale and Marketing:  

امروزه، در بحث تبلیغات، Advertising , Propaganda،  و بازاریابی بسیار مهم و حیاتی است. جذب بازار مناسب، منجر به سود تصاعدی هتل می گردد و آن را به افراد مختلف می شناساند.  بدین ترتیب، میهمانان با دریافت خدمات کاری مناسب از بستر تبلیغات، یاری رسان بخش فروش اند و به سودآوری آن می افزایند.

واضح و مبرهن است که مدیر بازاریابی خبره و مطلع، با بررسی های مناسب و سرمایه گذاری در این زمینه می تواند به آداب و رسوم، فرهنگ، نیازها، درخواست و انتظارات مشتریان پی برد و ظرفیت های بازار را بشناسد دذ نتیجه، برنامه ریزی صحیح و اصولی داشته باشد.

7. رئیس صندوقداران   Cashier General:

متصدی صندوقداران، عهده دار کلیۀ امور حساب های روزانه، هفتگی، و ماهانۀ صندوق های قسمت های گوناگون است.

8. بخش حفاظت و انتظامات:

مأمور حفظ و حراست، مسئول ایجاد نظم و آرامش در تمامی دپارتمان های هتل، محافظ دارایی های هتل و مسافران، و جلوگیری از هرگونه مزاحمتی می باشد . این بخش از هتل، کارکنانی قوی و کارکشته را می طلبد. کارکنان بخش حراست باید خوشرویی و حُسنِ خُلق  را چاشنی انجام وظیفۀ خود سازند.

رِجیستر کارت  (کارت پذیرش):

مهم ترین کارت هتل در قالب یک فرم است؛ کارت پذیرش، در حکمِ قرار دادی امضا شده میان هتل و میهمان می باشد مبنی بر این که آن فرد برای مدتی مشخص با مبلغی معین ساکن هتل است. این کارت ورقی دو رویۀ است که رویۀ اول آن توسط تور لیدر یا میهمان پر می شود. این فرم دربردارندۀ مشخصات ضروری و کاربردی است که میهمان را موظف می سازد هنگام ورود به هتل، اطلاعات مهم خواسته شده را در اختیار پذیرش قرار دهد لذا با پر کردن کارت پذیرش هتل، دست به عملی تشریفاتی می زند.