پر کردن رجیستر کارت جهت رعایتِ جنبه حقوقی قضیه است، زیرا این فرم در واقع سند اجارۀ موقت محلی به شمار می رود که با شرایط و نرخی خاص برای زمانی مشخص و بر اساس ضوابطی معین به خواهان تحویل داده می شود. در صورتِ وجود هرگونه مغایرتی در اطلاعات داده شده و یا نقض شرایط، این کارت گره گشاست. دلیل دیگر برای پر کردن این فرم، رعایت مسائل امنیتی و حفاظتی مسئله است.
محتوای رجیستر کارت:
اطلاعات مورد نیاز این کارت شامل: نام و نام خانوادگی، نام پدر، شمارۀ شناسنامه، محل صدور، تاریخ تولد، محل تولد، تاریخ ورود و خروج، آدرس، امضا و مشخصات همراهان مهمان، و نسبت آنان با مهمانان اصلی می باشد.
خارجیان و اتباع بیگانه، علاوه بر موارد خواسته شده، باید شمارۀ پاسپورت، تاریخ اعتبار، ملیت، شمارۀ ویزا، و تاریخ اعتبار آن را نیز قید کنند.
گفتنی است: این داده ها جزء اطلاعات ضروری است که باید همه روزه اعلام گردد.
رِجیستر، کارتی گره گشا
متصدیان اطلاعات کاربردی و آماری مدیریت هتل، جهت برنامه ریزی و امور تبلیغاتی خود، نیازمند اطلاعات آماری خاصی اند که از طریق پر کردن کارتِ رجیستر (توسط مهمانان) به این مهم دست می یابند. اطلاعاتی چون شهر مبدأ، شهر مقصد، شغل، علت مسافرت، وسیلۀ مسافرت و … از این قبیل اند.
ing list Room: شامل اطلاعاتی است که آژانس ها برای هتل می فرستند تا هماهنگی های لازم را جهت سکونتِ فرد با شخصی خاص یا اتاقی بخصوص انجام دهند؛ نظیر نام میهمان، تاریخ ورود و خروج و تعداد. این برگه را آژانس ها به هتل ارسال می کنند و هتل در صورت مطلوب بودن اوضاع، تأییدیۀ آن را به آژانس باز می گرداند.
vocher : در لغت به معنی کارت یا سند اعتباری می باشد که در سه برگ صادر شده است. برگ اصلی به میهمان (تور لیدر یا سرپرست خانواده) داده می شود. یکی از سه برگه در آرشیو آژانس بایگانی می شود و برگ دیگرش به هتل فرستاده می شود. هنگام ورود تور به هتل، تور لیدر باید vocher خود را به مسئول پذیرش تحویل دهد تا پذیرشگر با vocher خود و کارت شناسایی میهمان تطبیق داده و در صورت تأیید، اقدام به c.in کند. تور لیدر به عنوان مسئول هماهنگی گروه، موظف است شناسنامه یا پاسپورت افراد را گردآوری کند و ارائه دهد.
خدمات اعتباری واچر به میهمانان:
F.B : بلیت رفت و بر گشت، صبحانه، نهار، شام و اقامت.
H.B : نهار یا شام + صبحانه + اقامت؛ اگر میهمان خدمات یا سرویس اضافه تری درخواست نماید، باید مبلغ مورد نظر را به صورت نقدی پرداخت نماید.
V.B : صبحانه + اقامت (B.B)
ALL: همۀ خدماتی را شامل می شود که به صورت اعتباری است با شرط زمانی (از هفت صبح تا یازده شب).
UALL: خدماتش دقیقاً مثل ALL است ولی به صورت شبانه روزی.
Room servis meno : به سرو کردن غذا و نوشیدنیِ میهمان در اتاق اطلاق می گردد . فعالیت های این بخش نیز به صورت 24 ساعته است.
فعالیت 24 ساعته
کافی شاپ، کافی تریا، روم سرویس و ” tie lunch “، با هزینۀ بالاتر، از بخش های غذا و نوشیدنی هستند که فعالیت شبانه روزی دارند.
فرم سفارش اتاق
فرمی است که در طیِ تماس با قسمت رزواسیون و عنوان کردن اتاق های موردِ نیاز پر می شود. متصدی رزواسیون (پذیرش) مسئولِ پر کردن فرم سفارش اتاق می باشد.
فرم تعویض اتاق
زمانی که مسئله ای پیش آید یا اتفاقی رخ دهد که موجب تغییر اتاق شود، این فرم تکمیل می شود. از دلایل تعویض اتاق می توان به مسائلی نظیرِ تأسیسات، سروصدا، هزینه، اندازه و نور اتاق و تخت و … اشاره کرد.
فرم ابطال رزو
گاهی بعد از رزو یا book اتاقی به دلایل گوناگون، از جمله وقوع رویدادی، امکان حضور در هتل برای میهمان میسر نیست، در این صورت، فرم ابطال رزرو تکمیل می گردد تا مشخص شود اتاقی با این شماره – که از تاریخ a تا تاریخ b رزو شده – دیگر در لیست اتاق های ذخیره نیست و میهمان درخواست خود را پس گرفته است. در چنین شرایطی، مخاطب بابت انصراف خود باید هزینه ای پرداخت کند.
اگر 72 ساعت قبل از حضور میهمان در هتل، رزرو اتاق به هم بخورد هیچ مبلغی کسر نمی شود. اما اگر کنسل کردن بین 48 تا 72 ساعت قبل از حضور وی باشد، 50% هزینه کم می گردد. چنان چه بین 24 تا 48 ساعت این درخواست، لغو شود، 75% پول رزرو کسر می شود. اما اگر کمتر از 24 ساعت فسخ شود، هیچ مبلغی از پیش پرداخت به میهمان برگردانده نمی شود.
پر کردن این فرم بر عهدۀ مسئول رزواسیون است اما گاهی برخی هتل ها، بخش جداگانه ای برای پذیرش و رزواسیون ندارند، لذا متصدی پذیرش کارگزارِ رزواسیون نیز می باشد.
پیش پرداخت
هزینه ای که قبل از ورود به هتل، از میهمان دریافت می گردد، پیش پرداخت نام دارد.
روش ارزیابی پیش پرداخت مساوی است با مجموع هزینه یک شب اقامت و30 % یا 40% شبهای باقیمانده.
فرم اعلام حضور
هنگام ورود تورلیدر به هتل، متصدیِ پذیرش فرمِ اعلام حضور را به وی تحویل می دهد. مسئول هماهنگی گروه مسافران موظف است این فرم را پس از پر کردن به پلیس اتباع خارجه ارائه دهد. تکمیل این فرم از ملزومات است؛ چنان چه این فرم به هتل ارائه نشود، مراحل اداری خروج میهمانان امکان پذیر نخواهد بود. تورلیدر پس از کامل نمودن این فرم، ته برگ فرم را (امضا و نام افسر نگهبان مربوطه) به هتل برمی گرداند.
انواع اتاق ها:
1. اتاق یک نفره یا سینگل: اتاق هایی که ظرفیت پذیرش یک نفر را دارند. این اتاق ها معمولاَ برای افراد مجرد و تک نفره مناسب اند. ابعاد اتاق سینگل به طور استاندارد 200 ×90 سانتی متر است.
2. دوبل: اتاق هایی هستند که ظرفیت پذیرششان دو نفر است و معمولاً یک تخت دو نفرۀ استاندارد پاسخگوی چنین اتاق هایی است. ابعاد تخت در چنین اتاقی 200 × 140 است. تخت دو نفره به تخت های کوئین سایز، تخت ملکه، فرنچ بد یا تخت فرانسوی نیز مشهور است. 200 ×150 سانتی متر به تخت های انگلیسی اطلاق می گردد. تخت 200 × 160 سانتی متر و همچنین 200×180 سانتی متر را کینگ سایز یا تخت سلطنتی می نامند. این نکته را باید افزود که در موارد استثنائی، تخت های دو نفرۀ بزرگتری با ابعاد 2×2 متر با اصطلاح سوپر کینگ سایز مورد استفاده قرار می گیرند. این تخت ها بیشتر در کشور های عربی رایج اند.
3. توئین: اتاقی است که گنجایش دو نفر را با دو تخت یک نفره جدا از هم دارد. البته بعضی واحد های اقامتی، ظرفیت سه تخت را دارند که به آنها اتاق های تریپل گفته می شود. چنین اتاق هایی خارج از استاندارد و قاعدۀ بین المللی اند و در رتبه بندی های صنعت هتلداری جهانی جایگاهی ندارند.
4. سوئیت: آپارتمانی مبله و مجهز است که جمع و جور و نُقلی می باشد و غیر از محل استراحت و خواب، یک هال یا فضای بیرونی برای پذیرایی از میهمان دارد.
5. استودیو: اتاق هایی که به سوئیت ها ی معمولی شبیه اند با این فرق که اولاً فضای بین اتاق خواب و نشیمن با پارتیشن بندی و فضاسازی های مناسب از قسمت بالای اتاق ها تفکیک شده و باز است. دوماَ کاناپه های تخت خواب شو (تخت خواب های داخل دیوار) به عنوان تخت و محل های خواب کاربرد دارند به گونه ای که طی روز به عنوان ابزاری برای دفتر کار استفاده می شوند و شبها مکمل اتاق خوابند.
6. کابانا: در شمارِ اتاق خواب های معمولی اند که اغلب در طبقۀ همکف هتل های کنار دریا ساخته می شوند تا میهمان در کنار دریا آسایش کامل را داشته و نیازی به آمدوشد در داخل راهرو هتل نداشته باشد.
7. کانکت روم: اتاق هایی اند که از داخل به یکدیگر پیوسته اند؛ یعنی ضمن راه داشتن به راهرو، دری ارتباطی نیز دارند که در مواقع خاص (وقتی درب وسط بسته می شود.) به آن نیاز پیدا می شود. جالب تر این که اتاق های کانکت هرکدام به تنهایی امکانات خواب و سرویس بهداشی مجزا دارند.
8. فیستا روم : اتاق مخصوص عروس و داماد است که به شکلی خاص و زیبایی آذین بندی و تزئین شده است. چنان چه مراسم ازدواج زوج در هتل، برگزار گردد، فیستا روم به طور رایگان در اختیار عروس و داماد قرار می گیرد در غیر این صورت هزینۀ این اتاق بسیار بالاست.
