بخش های مختلف هتل :

پذیرش، خانه داری، B&F، حراست، تشریفات و فنی –  مهندسی از مهم ترین بخش های موجود در هتل به شمار می آید.

ویترین هتل:

“لابی” اولین مکانی است که در بدو ورود به هتل، جلب توجه می کند پس نقشی بسزا در جذب مهمان دارد. تمام هتل ها لابی یکسانی ندارند. ستارۀ هتل ها است که مساحت لابی ها و امکانات، تجهیزات آن ها را از یکدیگر متمایز می سازد. دارندگان هتل، بیش ترین تمرکز را روی زیبایی و دکوراسیون لابی دارند، زیرا این بخش از هتل، حرف اول را در جذب مشتری می زند. لابی هتل ها از تجهیزاتی نظیر  فروشگاه های بزرگ ، کافی شاپ، کافه تریا، آرایشگاه و … برخوردارند.

میز پذیرش هتل:

پذیرشِ هتل مشتمل بر دو بخش است:

1. فرانت آفیس(F.O) یا متصدی پذیرش: این بخش، حکم مرکز فرماندهی هتل را داشته و مهم ترین جایگاه را در صنعت هتلداری، پس از مدیریت هتل به خود اختصاص داده است لذا بسته به جایگاهش، اساسی ترین نقش ها را به عهده دارد. متصدیان پذیرش هتل نسبت به سایر بخش ها بیشتر در معرض دید مشتری قرار دارند به گونه ای که اولین برخورد با مشتری توسط آن ها صورت می گیرد و بیش ترین تأثیر را در نوع نگاه

مشتری و جذب او به هتل و خدماتش دارند. تعداد کارمندان دپارتمان “فرانت آفیس” منوط به سطح کیفی هتل و بخش پذیرش آن است.

عناوین شغلی فرانت آفیس:

الف. پذیرش (Reception):  مسئولیت فروش اتاق ها به میهمان و انجام تشریفات ورود (c.in) و تشریفات خروج (c.out)  را به عهده دارد.

ب. اطلاعات (Information): عهده دار اطلاع رسانی به میهمانان درخصوص تمامی بخش های هتل، سرویس دهی  قسمت های مختلف هتل و … می باشد.

ج. کانسریج (Concierge): متصدی امور پستی و تورها است.

د. صندوقدار (Cashier):  مأموریت دریافت و پرداخت وجه به میهمانان با این بخش است. متصدی این بخش با وجود فعالیت در میز پذیرش، از بخش های مرتبط با امور مالی و حسابداری بوده و از آن ها حساب می برد.

شایان ذکر است این تقسیم بندی در شرایط و موقعیت های مختلف متغیر است و گاهی یک یا دو شخص از عهدۀ تمام امور فوق برمی آیند.

2. بک آفیس (B.O): این اصطلاح به معنی پشت صحنۀ سازمانی است. از این منظر Back Office به تکنولوژی ها، فعالیت ها  و نیروی انسانی مورد نیاز برای رتق و فتق امور اداری هتل گفته می شود. بر این اساس تمام مجموعه های مرتبط با امور فناوری اطلاعات داخلی هتل، بخش های منابع انسانی و امور حسابداری از پشت صحنه های هتل محسوب شده و بک آفیس نامیده می‌شود.

عناوین شغلی این بخش:

  1. مدیر هتل Hotel Management:

اتاق مدیریت هتل و جایگاه ایشان، غالب اوقات، در بخش بک آفیس قرار داد. اگر چنان چه مدیر هتل در این واحد حضور نداشته باشد، مدیر داخلی و یا سرپرست پذیرش، مسئول لابی خواهد بود . نکته ای در اینجا باید به آن اشاره کرد این که این قاعده در همۀ هتل ها یکسان نیست و استثناهایی در این مورد یافت می شود.

2. اپراتور تلفن tell operator:

اپراتور بک آفیس نقشی همانند اطلاعات فرانت آفیس دارد با این تفاوت که دانسته های وی محدود به تلفن های ارتباطی می باشد .

3. حسابدار و امور مالی Accountant:

کار او بررسی کلیه امور مالی و هزینه های هتل است که از حرفه های مهم این بخش Cost Control و هرشب Editor  می باشد.

4. کارمندان رزرواسیون  Reservation Personal:

وظایف کارمندان این بخش تا حدودی همانند پرسنل رجیستریشن، حساس است. اهمیت کار اعضای رزرواسیون هنگامی مشخص می شود که مکالمه و بیان صحیح را تنها شگرد آن ها در ایجاد پیش زمینه ای جذاب و مطلوب از هتل و نحوۀ القای لذت اقامت به مشتری بدانیم. ویژگی بارز چنین افردی، فن بیان و سخنوری قوی، تأثیرگذاری و روانشناسی چشمگیر است.

5. رئیس فنی – مهندسی  Engineering:

بخش فنی- مهندسی هتل، نیاز به اکیپی کاملاً خبره و ورزیده دارد که با تجهیزات کامل و نوبت کاری مشخص شروع به کار می کنند و همیشه افرادی را جهت روز مبادا برای این کار رزرو می کنند. تنها در این صورت است که یک هتل می تواند نسبت به سرویس مناسب واحدهای مختلفش به نوعی طیبِ خاطر و اطمینان داشته باشد. لازم به ذکر است که این بخش در نزدیکی موتورخانۀ هتل قرار دارد. قسمت مهندسی باید دفتری بایگانی داشته باشد تا نتیجۀ گزارش ها را در آن ثبت و ضبط کند.

6. بازاریابی و فروش  Sale and Marketing:  

امروزه، در بحث تبلیغات، Advertising , Propaganda  و بازاریابی بسیار مهم و حیاتی است. جذب بازاری مناسب، منجر به سود تصاعدی هتل گردیده و آن را به افراد مختلف می شناساند.  بدین ترتیب میهمانان با دریافت خدمات کاری مناسب از بستر تبلیغات یاری رسان بخش فروش بوده و به سودآوری آن می افزایند.

واضح و مبرهن است که مدیر بازاریابی خبره و مطلع، با بررسی های مناسب و سرمایه گذاری در این زمینه می تواند به آداب و رسوم، فرهنگ، نیازها، درخواست و انتظارات مشتریان پی برده و ظرفیت های بازار را بشناسد. همین امر سبب می گردد تا برنامه ریزی صحیح و اصولی داشته باشد.

7. رئیس صندوقداران   Cashier General:

متصدی صندوقداران، عهده دار کلیۀ امور و مسئولیت های حساب های روزانه،   هفتگی و ماهانۀ صندوق های قسمت های گوناگون است.

8. بخش حفاظت و انتظامات:

مأمور حفظ و حراست، نظم و آرامش در تمامی دپارتمان های هتل بوده و  محافظ دارایی های هتل و مسافران و جلوگیری از هرگونه مزاحمتی می باشد . این بخش از هتل، کارکنانی قوی و کارکشته را می طلبد. ناگفته روشن است که کارکنان بخش حراست باید خوشرویی و حُسنِ خُلق  را چاشنی انجام وظیفۀ خود کنند .

رِجیستر کارت  (کارت پذیرش):

مهم ترین کارت هتل در قالب یک فرم است . کارت پذیرش،  در حکمِ قرار دادی امضا شده است میان هتل و مهمان مبنی بر این که آن فرد برای مدتی مشخص با مبلغی معین ساکن هتل است. این کارت ورقی دو رویۀ است که رویۀ اول آن توسط تور لیدر یا مهمان پر می شود. این فرم دربردارندۀ مشخصات ضروری و کاربردی است که میهمان را موظف می سازد هنگام ورود به هتل، اطلاعات مهم خواسته شده را در اختیار پذیرش قرار دهد و با پر کردن کارت پذیرش هتل، دست به عملی تشریفاتی می زند.

خبرهای مرتبط