واژۀ تشریفات معادل اصطلاح protocol بوده و  به مراسمی که با شکوه برگزار شود، اطلاق می گردد.

 کاربرد تشریفات مختص چه کسانی است؟

تشریفات کاربردی گسترده داشته و قشرِ وسیعی از مردم همچون مدیران، کارکنان عادی، رانندگان، مأموران حفاظت و انتظامات، پرسنل خدماتی، پذیرایی، هتل ها، رستوران ها و … باید آن را مراعات نمایند. اولین گزینه ای که پرسنل خدماتی و پذیراییِ هتل ها باید فرا بگیرند تشریفات است. آن ها باید تمامی نکاتِ مورد نیاز مربوط به تشریفات هتل را بیاموزند و اصول اجرایی آن را در حرفۀ خویش مو به مو رعایت کنند. از آنجا که هتل ها بیشترین تعدادِ مراجعین را (از داخل و خارج از کشور) دارند، کم و کیفِ ارائۀ خدماتشان، در جذب گردشگران و میهمانان حائزِ اهمیتِ فراوان است. بدین ترتیب، مهم ترین اصلِ کاری که حلقه های مرتبط با تشریفات را به هم متصل ساخته و با یکدیگر هماهنگ می سازد، یادگیریِ تشریفات است. پرسنل خدماتی و پذیرایی هتل ها باید سیر تا پیاز این مراسم فرمالیته را یاد بگیرند. مثلاً باید بدانند که چگونه خوردنی ها و نوشیدنی ها را سرو کنند. چگونه به پیشواز میمان بروند و به چه نَحوی میهمان را همراهی نمایند. در کنارِ این اصولِ اولیه، نیاز دارند تا آموزش های چیدمان و میزآرایی را فرا بگیرند. تشریفات هتل سلسله مراتبی دارند بدینسان که بعد از مدیران تشریفاتی، پرسنل خدماتی و پذیرایی از مهم ترین سِمَت های تشریفاتی هتل اند.

آداب و اصولِ میهمان داری :

یکی از وظایف میهمان داری خوشامد گویی به میهمان و پذیرایی از آن است که از ابتدایی ترین کارها در این شغل می باشد. اولین برخورد میزبان با میهمان نقشی کلیدی در جذب وی دارد. هر چقدر پذیرشِ هتل برخوردی شایسته تر داشته باشند، میهمانان به اقامت در هتل راغب تر می گردند.

میهمان نوازی در هتل، به شرط گذراندن دورۀ آموزشی اصول تشریفاتی، آسان ترین کار محسوب می گردد. تشریفات به معنی نظم دهی و سامان بخشیدن به امور پذیرایی بوده و زیاده روی در آن  به هیچ وجه پسندیده نیست. مبادیِ اساسی تشریفات مجالس، هنری است که باید آن را فرا گرفت. بر این اساس فراگیریِ امور تشریفاتی برای کسانی که با  مردم برخوردی تنگاتنگ دارند امری مهم و حیاتی است، زیرا نوع برخورد و رفتار با دیگران مُعرفِ هتل بوده و شناسندهِ چگونگی خدماتِ آن به دیگران است. تمام رفتارهای پرسنل از طرزِ پوشش گرفته تا  شیوۀ  برخورد در تشریفات، از ارکانِ هتلداری است که حتماً باید مراعات گردد.

هدف از تشریفات   رعایت آداب و اصولِ صحیح در هر هتلی از اغراضِ اصلی آن بوده که به پذیرایی درستِ میهمان در برخوردِ با میهمان می پردازد.

فرهنگ پذیرایی از میهمانان

تشریفات از جملۀ مباحث مطرح شده در هتل می باشد که  به دو مقولۀ متفاوت می پردازد. رعایتِ آداب و رسوم از سویی،  به نحوۀ عملکرد مدیرِ هتل و کارکنانش اشاره دارد و از دیگر سو، رسم و رسومی را شامل می شود که میهمانان از بَدوِ ورودشان به هتل و در طول اقامتشان باید رعایت نمایند. نظر به این که آیین مرتبط با میهمانان مختصر و مفید بوده و در چارچوبِ آداب میهمانی مورد مطالعه قرار می گیرد لذا در مقوله های هتلداری، چندان مطرح نیست. تشریفات هتل و ضَمایم آن، درخورِ توجهی کافی و وافی است چراکه تقسیم کار در این واحد صنعتی – تجاری حرف اول را زده و باعثِ تمایز آن می گردد.  همین امر سبب گردیده تا آدابِ رایج بر بخش های مختلفِ هتل از هم تفکیک شده و به طورِ مجزا به هریک پرداخته شود. آداب بخش مدیریت هتل، آداب واحدِ پذیرش، آداب مسئولِ روابطِ عمومی، آداب پذیرایی از میهمانان غذاخوری، آداب پذیرایی در داخل اتاق ها، آداب دپارتمان خانه داری هتل و … از این قبیل است.

جوهرۀ تشریفات

آداب و سننِ مرتبط با بخش های مختلف هتل، در اصل، انجامِ سِمَت های تشکیلاتی  بر اساسِ  وظایفِ محول شده به آن هاست که نکته سنجی  و بزگداشت  میهمان از امتیازات آن می باشد. این باریک بینی ها اصل و جوهرۀ تشریفات را شکل می دهند. چنین  برتری هایی است که هتلی را  از هتل دیگر متمایز ساخته و موجب می گردد تا ذهنیتی خاص و تجربه ای متفاوت آن داشته باشند. اگر هتلی از جوهرۀ تشریفاتی قدرتمندی برخوردار بوده و بتواند نگرشی مثبت را در مخاطبین خود بیافریند، در سرمایه گذاری خود موفق عمل نموده است. به تعبیرِ دیگر مسافرین به عنوان سرمایه های بالقوه نقش سفیرِ هتل را ایفا نموده و با تعریفی صادقانه از هتل،  بهترین مبلغِ آن به شمار می آیند. هتل به عنوان سازمانی خدماتی، مشتری مدار بوده و حفظ و صیانتِ آن را پایه های اساسی کار خود می داند. سرمایه گذاری بر روی مشتری در صنعت گردشگری و هتلداری جایگاهی ویژه را به خود اختصاص داده و نوعی وظیفه یا تعهد محسوب می گردد. متصدیان این صنعت در زمینۀ خدمت رسانی سنگ تمام گذاشته و در قیاس با سال های گذشته بهتر و بیشتر ظاهر شده اند. همچنان که تسهیلات بهتر و بیشتری را چاشنی کار خود ساخته اند با پایین آوردن هزینه هایشان، سعی بر آن دارند تا هتل را مکانی جذاب و دلچسب برای مشتریان قبلی خود گردانند. مشتری مداری هتل سبب می گردد تا مشتریان از خدمات هتل رضایت قلبی داشته و بی هیچ هزینه ای، آن را در نقاط مختلف تبلیغ نمایند و بدینسان بر شمار خواهندگان خدمات هتل بیفزایند.

چند و  چون تشریفات در هتل های غربی

هرچند  مدیران، کارمندان و کارکنان هتل های غربی سالیان متمادی است که  با فنون و ریزه کاری هایِ صنعتِ هتلداری  آشنایی دارند و تمامی آموزش هایِ مورد نیاز را در این عرصه گذرانده اند، آمریکاییان نیز چندی است آموزش تشریفات را به پرسنلِ خود را شروع کرده و نکات و مسائل مربوط به آن را به طور جدی پیگیری می نمایند.  

آموزش آداب و رسوم به پرسنل هتل به این منظور صورت می گیرد تا هتل هایی ممتاز با امکاناتی بهینه و ایده آل از هر نظر در صنعت هتلداری،  فعالیت های خود را رونق دهند . در این سیستم تشریفاتی، با یکایک میهمانان به بهترین وجه ممکن رفتار می شود. تمامی آن ها عزیز بوده و همچون میهمانی خاص با تک تک شان رفتار می شود.

خبرهای مرتبط